잠재후원자와의 접점을 파악했다면 이들의 연락처를 제대로 수집하고 관리할 수 있는 시스템을 구축해야 해요. ① 잠재후원자와의 접점에서 연락처 수집을 안 하고 있는 경우 ② 연락처는 획득했지만 관리가 안 되고 있는 경우로 나눠서 살펴볼게요.

① 잠재후원자와의 접점에서 연락처 수집을 안 하고 있는 경우

온∙오프라인에서 잠재후원자와 접점은 많은데 이들의 연락처를 받을 생각을 못했을 수 있어요. 이때는 연락처를 받기 위해 약간의 장치만 만들어도 훌륭한 잠재후원자 명부가 생깁니다. 다만 연락처도 잠재후원자에게 '요청'하지 않으면 얻을 수 없다는 점을 기억하세요. 연락처를 달라고 요청하기 위한 방법으로는 두 가지 전략이 있어요.

• 서비스를 이용하기 위한 관문에 연락처 남기게 하기
  : 서비스 이용 전 로그인 요구하기, 홈페이지 방문시 뉴스레터 구독 팝업 띄우기, 전문자료 다운로드 전 이메일 주소 요구하기, 서명캠페인 입력폼에 소식 수신동의란 넣기 등
• 연락처를 남기면 특별한 혜택을 제공하기
  : 이메일을 남기면 유용한 자료 제공하기, 휴대폰 번호를 남기면 새로운 강좌 알림 등

연락처와 맞바꿀 교환가치를 잘 설계하는 게 중요해요. 연락처는 공짜가 아니거든요. 가치 있는 콘텐츠를 제공해서 그에 대한 대가로 얻는 것입니다. 때문에 내가 제공하는 교환가치가 클 수록 잠재후원자가 연락처를 제공할 가능성이 높아집니다. 

교환가치는 잠재후원자가 가치 있다고 느끼는 것이라면 무엇이든 될 수 있어요. 예쁜 기념품일 수도 있고, 내 삶에 도움이 되는 정보일 수도 있고, 세상을 바꿨다는 보람일 수도 있고, 재미가 있는 콘텐츠일 수도 있습니다. 잠재후원자가 웹페이지에 접속하고 수 초 이내에, 개인정보를 제출하는 심리적 부담감과 신체적 수고를 감수하더라도 흔쾌히 맞바꿀 무언가를 제시해야 해요. 이에 대해서는 <3단계: 새로운 연락처 발굴하기>에서 자세히 살펴볼게요.

② 연락처는 획득했지만 관리가 안 되고 있는 경우

연락처는 열심히 수집했는데 쌓아만 두고 관리를 못하고 있나요? 연락처가 여기저기 흩어져 보관되어 있어서 필요한 명단을 추출하는 게 어려운 상황인가요? 이 상태에 있는 조직이라면 후원자 관리를 위해 편의 기능을 제공하는 CRM 솔루션(후원자 관리 소프트웨어, Customer Relationship Management)를 도입하시라고 강력하게 말씀드리고 싶어요.

모금을 하는 조직에게 CRM 솔루션 도입은 선택이 아닌 필수입니다. CRM 솔루션은 다음과 같은 기능을 통합적으로 제공하는데, 잠재후원자 관리를 위해 꼭 필요한 기능들이에요. 

• 잠재후원자 연락처를 한 곳에 모아서 관리하고 필요할 때 손쉽게 검색할 수 있다.
• 중복된 연락처가 중복제거 또는 병합된다.
• 잠재후원자와의 모든 온∙오프라인 접점을 기록할 수 있다. (관계 관리 기능)
• 다양한 인적사항(생년월일, 지역, 직업, 유입경로 등)을 기록할 수 있다.
• 온라인에서 후원 약정을 받을 수 있는 웹페이지를 제공한다.
• 후원자가 등록한 계좌 및 카드에서 후원금을 출금하고, 후원금 납부 내역을 일목요연하게 볼 수 있다. 
• 잠재후원자의 연락처로 이메일, 문자메시지, 카카오톡 등 메시지를 보낼 수 있다.
• 사전 기획한 메시지를 특정한 시점(첫 유입시, 유입 후 1주 경과시, 생애 첫 후원금 납입시, 본인 생일 등)에 자동으로 보낼 수 있다.

이를 직원의 수작업을 통해 대체하는 것도 불가능하진 않지만 상당히 번거롭고 고된 작업이 수반되기 때문에 제 경험상 열에 아홉은 실패로 돌아갑니다. 사람의 노동력을 투입하는 것보다 솔루션 비용을 지출해서 자동화하는 것이 조직 입장에서 경제적으로도 더 이득이에요. 잠재후원자 모금을 위해 추천하는 CRM 솔루션으로는 ㈜휴먼소프트웨어의 'MRM', ㈜크레비스파트너스의 '도너스', ㈜스마트레이저의 '스마트레이저' 등이 있습니다.